ทำงานเร็วขึ้น 2 เท่า! เคล็ดลับเพิ่ม Productivity ด้วย Microsoft 365

ธุรกิจในปัจจุบันต้องเผชิญกับความท้าทายและการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่ต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น การทำงานแบบ Remote Work หรือ Hybrid Work รวมถึงความต้องการในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใต้ทรัพยากรที่จำกัด Microsoft 365 จึงเป็นโซลูชันที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น รองรับทั้งการทำงานระยะไกลและการทำงานแบบไฮบริดได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักฟีเจอร์ที่น่าสนใจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน Microsoft 365 ให้คุ้มค่า ลดเวลา และส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

1. ยกระดับการทำงานร่วมกันด้วย Microsoft Teams

• ประชุมออนไลน์ได้จากทุกที่ ทุกอุปกรณ์ – รองรับการประชุมผ่านคอมพิวเตอร์ มือถือ และแท็บเล็ต ทำให้พนักงานสามารถเข้าร่วมประชุมได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ออฟฟิศ หรือทำงานจากระยะไกล รวมถึงการแชร์หน้าจอและเอกสารให้ทุกคนในที่ประชุมเห็นได้แบบเรียลไทม์เพื่อลดการส่งเอกสารไปมา
• ลดอีเมลที่ไม่จำเป็น – ใช้ Teams ในการสนทนาและแชร์ไฟล์แบบเรียลไทม์ แทนการส่งอีเมลหลายรอบ
• จัดระเบียบช่องทางการสื่อสาร – ใช้ Teams & Channels ให้เหมาะสมกับโครงสร้างของทีมงาน เพื่อให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น

• การจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ –  จัดระเบียบอีเมลได้โดยการใช้โฟลเดอร์ หรือ แท็ก เพื่อแบ่งประเภทอีเมลตามความสำคัญ
• การตั้งตารางนัดหมาย - สามารถใช้ในการจัดการการประชุม นัดหมาย หรือกิจกรรมต่าง ๆ โดยสามารถตั้งการแจ้งเตือน

3. จัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพด้วย OneDrive และ SharePoint

• OneDrive – พื้นที่จัดเก็บไฟล์ส่วนตัวที่เข้าถึงได้จากทุกที่ รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เช่น แก้ไขเอกสารร่วมกันผ่าน Word, Excel, PowerPoint ผ่าน web browser หรือ desktop ได้ตลอดเวลา 
• SharePoint – ระบบบริหารจัดการเอกสารสำหรับองค์กร โดยเอกสารจะถูกจัดเก็บในพื้นที่ศูนย์กลางเพื่อลดปัญหาการกระจายไฟล์และค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น สามารถควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างปลอดภัย

4. การวิเคราะห์ข้อมูลธุรกิจที่แม่นยำด้วย Power BI

• การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก – เครื่องมือในการวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจและแสดงผลในรูปแบบที่เข้าใจง่าย เช่น กราฟ แผนภูมิ หรือแดชบอร์ด เพื่อช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้ถูกต้องและแม่นยำ
• การอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ – ข้อมูลจะอัปเดตอัตโนมัติ ทำให้สามารถติดตามสถานะปัจจุบันของธุรกิจได้ตลอดเวลา

5. เปลี่ยนการทำงานให้มีประสิทธิภาพด้วย AI จาก Microsoft Copilot

• ร่นระยะเวลาในการทำงาน – เครื่องมือที่ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงาน เช่น การเขียนอีเมล บทความ หรือรายงาน โดยใช้ข้อมูลจาก Microsoft 365 ที่มีอยู่ ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นงานที่มีความสำคัญได้
• การวิเคราะห์ข้อมูลที่รวดเร็ว – ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนและวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้ตัดสินใจได้ทันทีในสถานการณ์ที่ต้องการการตอบสนองรวดเร็ว

เครื่องมือและฟีเจอร์ต่างๆ ที่มีใน Microsoft 365 จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่ม Productivity แต่ยังช่วยให้การทำงานในองค์กรเป็นไปได้อย่างสะดวกสบายอีกด้วย